El coronavirus cambia los viajes de negocio: solo los imprescindibles, pero con más información

El sector de los viajes de negocio movió en 2019 unos 12.500 millones de euros

Los viajes de negocio movieron 12.500 millones de euros en 2019

Los viajes de negocio movieron 12.500 millones de euros en 2019 // Pixabay

Gestión Empresarial

TRANSFORMACIÓN EMPRESARIAL

Marta Gracia

Marta Gracia

La crisis sanitaria del coronavirus, la prohibición de salir de casa (salvo para lo imprescindible) y la paralización de la actividad económica ha afectado a los viajes de negocio y empresariales. Gebta, organización empresarial de viajes de empresa en España, asegura que la crisis de la COVID-19 ha paralizado la práctica totalidad de los desplazamientos corporativos tanto nacionales como internacionales. En los últimos dos meses, los viajes de negocios se han visto reducidos un 95% en un sector que mueve 12.500 millones de euros en España en condiciones habituales. 

“Los viajes que se han mantenido están muy asociados a aquellos de carácter esencial y a las operaciones de repatriación que se han producido porque has tenido que ‘recuperar’ a trabajadores que estaban fuera”, explica Marcel Forns, director general de Gebta, pero insiste en que ha sido algo “muy residual”. Las fases de la desescalada y el descenso de la tensión sanitaria ha hecho que las restricciones comiencen a levantarse y, por lo tanto, también se podrían recuperar, de manera progresiva, los viajes. 

Pero se necesita tener información de cómo está la situación en cada lugar y saber la normativa vigente, sobre todo, para que los empresarios retomen esos viajes con total seguridad. Para poder dar esa seguridad total, se ha creado el Comité del Business Travel. El objetivo de este comité es ayudar a planificar los viajes corporativos en un escenario cambiante como el actual a partir de la gestión de información relativa a protocolos, procedimientos y requisitos vigentes en materia de viajes y desplazamientos profesionales, tanto a nivel doméstico como global. 

“Queremos que la empresa pueda tomar decisiones para poder empezar a viajar”, señala Forns. Según explica el director general de Gebta, desde el punto de vista empresarial hay poco conocimiento de lo que se puede hacer cada fase, “lo pueden saber a nivel personal, pero no lo que pueden hacer las empresas en cada una de ellas”. Añade que las empresas necesitan trabajar y muchas de ellas necesitan moverse. “Desde hace tiempo, las empresas se preguntan si se puede ya viajar”, puntualiza Forns.

El comité quiere responder a las preguntas clave: ¿se puede viajar?, ¿a qué destinos?, ¿en qué condiciones?, ¿qué me van a pedir? El objetivo del proyecto es canalizar toda la información relevante para que el empresario pueda tomar esas decisiones. “La parte normativa sobre si puedes o no moverte y también la parte de protocolo cómo puedes moverte”.

De hecho, Luca Carlucci, CEO de BizAway (empresa especializada en viajes de negocio, afirma que han constatado que las empresas ya comienzan a retomar de forma progresiva su actividad: durante la última semana, “nuestra plataforma ha alcanzado un nivel de reservas diarias del 50% respecto a la situación anterior a la Covid-19.” Según Carlucci “todas las reservas corresponden a viajes corporativos y reflejan la paulatina reactivación del sector”. Un sector que la empresa estima que resurgirá a lo largo de los próximos meses, con septiembre como punto álgido, y que culminará a inicios de 2021, donde esperan resultados más notables y normalizados.

El cofundador de BizAway ha mantenido durante estos meses una actitud profundamente optimista sobre el resurgir del sector de los viajes de negocios una vez pasada la crisis. “Con la apertura de las fronteras hemos empezado a notar ya este resurgir: las reservas se han animado y podemos empezar a apuntar algunas tendencias de estos primeros pasos hacia la nueva normalidad”. Los sectores empresariales que han reservado en mayor medida son, por este orden: sector tecnológico, fiscal, legal y manufactura.

La información, fuente primordial para reactivar estos viajes

Para Marcel Forns, la clave para que se reactiven los viajes de empresa es generar ese clima de confianza: "Si la empresa puede moverse pueda decir estoy tranquila mandando a mi empleado a una visita al cliente o a la reparación de una industria, y le mando con el medio de transporte que me da garantías y le alojo en este hotel que tiene protocolos y me quedo tranquilo y en un entorno de confianza". 

Por ello, es tan importante que la información llegue a los empresarios para que estos puedan tomar decisiones. Deben saber cuál es el nivel de capacidades del sector, qué rutas están disponibles, qué hoteles están abiertos y cuáles pueden acoger en las mejores condiciones a los viajeros. “Hay que tener en cuenta que cada provincia está en una fase diferente y si se mira de manera internacional, cada país tiene unos protocolos diferentes” apunta Marcel Forns. 

En ningún caso las empresas van a prescindir de los viajes de negocio, lo que sí que se va a acelerar es el estudio coste-beneficio de alguno de ellos

Hasta la pandemia la información estaba muy estructurada y en el momento de la pandemia, la información está muy fragmentada y es cambiante. Lo que necesitas hoy para desplazarte es distinto, porque hay un país que abre fronteras, otro que las cierra para determinado tipo de perfiles o tipología de desplazamientos. “Tenemos información de muchos sitios, por lo que hay que hacer encaje de bolillos y actualizarla para que llegue a las empresas y puedan tomar la decisión”, señala.

Luca Carlucci destaca que los clientes han aumentado sus consultas sobre las políticas de viaje, las posibles restricciones de servicios y, en general, sobre las nuevas medidas y los nuevos protocolos que se aplicarán en esta etapa. Para dar respuesta a esta nueva demanda, el departamento de customer service de BizAway ha revisado una a una todas las reservas, de forma personalizada, para contrastar al detalle todos los protocolos y las políticas de seguridad de cada hotel y de cada país. Y esto se ha producido sobre todo en el caso de hoteles y aviones, que supone la mayor preocupación para los viajeros en estos momentos.

Las empresas no van a prescindir de los viajes de negocio

Las tecnologías hacen que muchos viajes de negocio que antes se hacían ahora se sustituyan por vídeollamadas. Pero, tal y como matiza el director general de Gebta, hay algunos que son esenciales: “En ningún caso las empresas van a prescindir de los viajes de negocio, lo que sí que se va a acelerar es el estudio de coste-beneficio de algunos de ellos, pero era algo que ya se veía”, asegura. 

Y es que tal y como explica Forns, los viajes de negocio no son solo el ejecutivo que va a visitar a un cliente, también es el ingeniero que tiene que revisar una obra, o el técnico para que te certifique un proceso determinado. El viaje de empresas es, más o menos, la segunda o tercera partida de coste de las empresas, es una partida importante. Por ello, Forns no considera que se vaya a eliminar por completo, sino que serán más eficientes. 

De esta manera, considera que  sí que sirve para optimizar determinados tipos de desplazamientos, “pero habrá una parte del presupuesto liberado para hacer otro tipo de viajes que merecerán la pena hacer”. No obstante, matiza que va a depender mucho de si se encuentra pronto una medicación o una vacuna, porque en la actualidad muchos de los factores que limitan la decisión de los viajes de empresa están relacionados con los procesos que hay que pasar para llegar el destino: cuarentenas, documentación, análisis…

Marcel Forns insiste en que lo principal es que llegue la información a las empresas para que esa toma de decisiones se haga con la información relevante en su momento, solvente, para que sepan si es posible viajar y en qué condiciones. “Confío en que se llegará a la normalidad de antes, porque hay mucha gente trabajando junta para salir cuanto antes”, concluye el director general de Gebta.

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